Практическая работа 2

Тема: Коллективная работа с документами в сети

Цель работы: Изучить приемы коллективной работы пользователей с документами на файловом сервере сети и методы защиты документов

1. Работа с файлами сети.

Сохранение файлов на сервере

1. Файл/Сохранить как...
2. В списке папка выбрать Сетевое окружение, для отображения списка серверов и компьютеров
3. Выбрать папку, ввести имя файла
4. Щелкнуть на кнопке Сохранить

Защита сетевых файлов

К сетевым файлам можно ограничить доступ двумя способами

1. С использованием пароля (пароль устанавливается в Word при сохронении документа, выбором кнопки Сервис и установкой соответствующих параметров) документа
2. Установкой атрибута Только для чтения.(После сохранения файла и закрытия Word, необходимо открыть папку,  в которой находиться файл и вызвать окно свойств. В разделе атрибутов поставить соответствующий флажок)

Открытие файла с сетевого сервера

1. Файл/Открыть
2. В списке Папка выбрать Сетевое окружение, для отображения списка серверов и компьютеров
3. Выбрать папку, выбрать файл
4. Если файл защищен паролем. то  в ответ на запрос ввода пароля ввести его
5. Щелкнуть на кнопке Открыть
6. Если файл имеет атрибут Только для чтения, то после открытия в заголовке окна пометка (только для чтения)

Редактирование файла сохраненного на сервере

Редактирование файла сохраненного на сервере зависит от следующего

1. Имеет ли файл атрибут Только для чтения. В этом случае файл можно только просмотреть.
2. Если файл имеет полный доступ, то определяется системой открытие файла другим пользователем.

• При открытии файла другим пользователем Word отображает окно сообщения Файл уже используется
• Щелчек на кнопке Только чтения открывает файл в указанном режеме. Щелчок на кнопке Уведомить открывает фай в режиме только для чтения с последующим уведомлением о завершении его редактировании другимпользователем

Замечание

Пользователь, который в первые открыл файл, имеет прово первым выполнить сохранение документа, остальные пользователи будут уведомлены о закрытии файла и окончании редактирования

Контроль изменений, примечаний и версий в Word

Контроль изменений,  вставка примечаний и сравнение версий - три различных способа сбора и объежинения выполняемых каждым из участников совместного проекта частей работ. Каждая из этих возможностей позволяет идентифицировать примечания и изменения, внесенные любым из участников коллектива. Все эти возможности могут быть использованы как по отдельности, так и совместно.

1. Режим записи исправлений позволяет отслеживать и идентифицировать изменения, вносимые в документ различными авторами. При включении этого режима Word помечает исправления, выполненные каждым из авторов, определенным цветом. Кроме того, для каждого из исправлений при наведении на него указателя мыши отображается подсказка, содержащая имя автора и время и дату внесения изменения. При наличии нескольких копий одного документа, каждая из которых содержит исправления, можно объединить эти исправления в одной из имеющихся копий.
2. Примечание могу быть вставленные в любое место документа и отображены либо по месту вставки, либо в отдельной панели в нижней части окна документа. Примечания нумеруются последовательно по мере их вставки. Как и в случаи исправлений, каждое из примечаний помечается цветом и содержит указание на автора примечания. Также возможно объединение примечаний из различных копий документа. Активизация режима записи исправлений не является обязательным условием использования примечаний.
3. Версии содержат изменения, внесенные в документ в ходе определенного сеанса работы с ним. При использования режима сохранения версий Word сохраняет результаты каждого из сеансов редактирования документа в виде отдельной версии в файле исходного документа, включая примечания, созданные автором изменений. Имеется возможность объединения информации, содержащейся в различных версиях документа.

Для идентификации автора исправлений, примечаний и версий Word использует значения параметров Имя и Фамилия и Инициалы, расположенные на вкладке Пользователь окна диалога Параметры (меню Сервис)

Для проверки изменений происходящих в документе, откройте файл Текс, который находится на сервере Teacher в папке Lessons как копию

Запись исправление

1. Включить режим записи исправлений:Сервис/Исправления/Выделить исправления
2. Установит флажок Записывать исправления
3. Закройте окно диалога

Внесения и просмотр изменений

Когда запись исправлений включена, для обозначения внесенных изменений в Microsoft Word используются пометки исправлений, напоминающие редакторские правки. После того, как рецензирование документа завершено, можно просмотреть изменения, внесенные разными рецензентами - изменения каждого отдельного рецензента отображаются собственным цветом.

Использование панели инструментов Рецензирование для принятия и отклонения изменений.

После получения документа от рецензентов можно внесенные ими исправления принять или отклонить

1. Для принятия исправления следует установить курсор в любом месте исправления и щелкнуть на кнопке ПИ Рецензирование Принять исправление
2. Для отклонения исправления щелкнуть соответственно на кнопке Отклонить исправления

Для перемещения между исправлениями используют кнопки ПИ Рецензирование Предыдущее исправление и следующее исправление

Автоматическое принятие и отклонение исправления

1. Сервис/Исправления
2. В соответствующем диалоговом окне установить переключатель Принять/Отклонить исправления
3. Щелкнуть на соответствующей кнопке в окне диалога Принять все или Отказ от всех

Использование примечаний

1. Выделите текст или элемент, с которым требуется связать примечание, или перейдите в конец текста
2. Нажмите кнопку Вставить примечание на панели инструментов Рецензировани
3. Введите текст примечаний в области примечаний внизу экрана

Замечание После завершения ввода примечания нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть облаять примечаний.

Вставка рукописного примечания

Для вставки рукописных примечаний необходимо наличие системы ввода рукописного текста. (рукописное- это примечание, которое можно вставить прямо в окно документа, если  в системе не предусмотрен ввод рукописного ввода. Эти примечания обрабатываются как любой графический объект).

1. Выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем вкладку Команды
2. В списке Категории выберите категорию Вставка
3. Перетащите команду Рукописное примечание из списка Команды на любую отображаемую панель инструментов
4. Нажмите на кнопку Рукописное примечание, а затем напишите текст примечания непосредственно в окне документа

Объединение изменений и примечаний

Если несколько копий одного документа были распределины между различными пользователями, может потребоваться объединение исправлений и примечаний. Существует два способа объединения локументов.

1. Присоединение исправлений выполненных во внешней копии документа. В этом случае при объединении будут отображаться изменения и примечания обоих копий, как если бы оба рецензента работали с одной и тойже версией
2. Сравнение основных копий документа с другой копией. При сохранение документа Word вставляет исправления выполненые во внешней копии, в основную копию документа, при этом все они помечаются как удаленные. В последствии можно отказаться от определенных исправлений, в результате чего они выключены в основную копию

Объединение документов

1. Открыть основную копию документа
2. Сервис/Объединить исправления
3. Выбрать файл, с которым необходимо объединить

Сравнение документов

Сравнение документов во  многом аналогично объединению исправлений, однако результаты выпролнения отличаются.

1. Открыть основную копию документа
2. Сервис/Исправления/Сравнить версии

Сравнение документов

Сравнение документов во  многом аналогично объединению исправлений, однако результаты выпролнения отличаются.

1. Открыть основную копию документа
2. Сервис/Исправления/Сравнить версии
3. Выбрать файл для сравнения с текущим документом

Замечание

Если ни в одном из файлов небыл включен режим записи изменений, то Word поместит объединенные исправления и примечания в основную копию и пометит их как удаленные. После этого можно принять удаленные изменения или отменить. Если хотя бы в одном из сравниваемых документов был включен режим записи изменений, то Word отобразит соответствующее сообщение. Для объединения изменений, которые в последствии можно принять или отклонить, щелкните на кнопке ДА

Сохранение версий документа

1. Открыть файл (Test) как копию
2. В меню Файл выберите команду Версии
3. Нажмите на кнопку Сохранить
4. Нажмите кнопку Открыть
5. В соответствующем диалоговом окне заполните Заметки
6. Нажмите ОК

Автоматическое сохранение версий

1. В меню Файл выберите команду Версии
2. Установите флажок Автоматически сохранять версии документов

Сохранение двух версий документа

1. Откройте исправленную версию документа
2. Выберите команду Исправления в меню Сервис, а затем - команду Сравнить версии
3. Откройте исходный документ (файл Test как копию)
4. Если ни исправленная верссия ни исходный документ не содержат записанных исправлений, Microsoft Word отображает исправленную версию документа оюозначены с помощью пометок исправлений.

Если в каждой версии документа имеются записанные исправления, на экране появляется окно сообщения. Чтобы сравнить документы, нажмите кнопку ДА.

Назад        На главную страницу