Практическая работа 3

Тема: Совместное использование рабочей книги

Задача

Подошел срок, когда менеджеры по работе с клиентами Impact PuBlic Relations должны представить информацию о своих перспективных клиентах за текущий месяц. Ранее в этом месяце вы объединили представленные менеджерам отчеты в рабочую книгу Перспективы, но теперь каждый менеджер должен проверить и обновить эти данные.

Совместный доступ к рабочей книге.

Для демонстрации работы с общей книгой на вашем ПК выполните следующие действия

Откройте две копии программы MS Excel.
В каждое окно программы Excel загрузите с сервера ..//Teacher/Lesson13 файл Перспектива.xls Первая копия- будет копией Администратора (В этой копии вы сможите отслеживать изменения общей книги). Вторая копия будет Рабоцей, в эту копию вы будите вносить изменения.
Сделайте активной Рабочую копию и внесите изменения в ячейки по своему усмотрению
Сохраните изменения в Рабочей копии командой Файл/Сохранить
Сделайте активной копию Администратора
Выполните команду Файл/Сохранить, для того, чтобы проверить внесенные изменения.
В результате выполнения операции на экране появиться окно диалога с сообщением, информирующем вас о том, что рабочая книга будет обновлена, с сохранением изменений, внесенных в нее другими пользователями.
В диалоговом окне щелкните на кнопке ОК. Рабочая книга Администратора будет сохранена, а внесенные вами изменения будут выделены цветной рамкой.
В копии Администратора поместите указатель мыши на ячейку, в которую вы внесли изменения, чтобы увидеть примечания. Будет отображена информация о том, кто внес изменения, а также дата и время внесения изменения.

Разрешение конфликтов при внесении изменений в рабочую книгу.

Если несколько пользователей одновременно работают с одними и теми же ячейками совместно используемой рабочей книги, может возникнуть конфликт данных. Когда вы сохраняете рабочую книгу, а внесенные вами изменения вступают в конфликт с изменениями, сделанными другим пользователем, появляется диалоговое окно Возник конфликт доступа, в котором вы можете принять решение, что делать дальше. Вы можете сохранить ваши собственные изменения, либо оставить изменения, внесенные другим пользователем. В последующих упражнениях вы введете данные, которые приведут к возникновению конфликта в одну и туже ячейку рабочего листа в каждой из копий Excel, а затем разрешите конфликт при сохранение вашей рабочей книги. В продолжение тестирования возможностей совместного использования рабочей книги вы добавите рабочий лист Журнал в книгу Администратора, чтобы просмотреть все изменения, которые были все в общую рабочию книгу Администратора. Вы также объедините изменения сделанные вами с книгой Администратора.

Сделайте активной Рабочию копию, например, напишите Реклама новой продукции
В панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке сохранить
Сделайте активной копию Администратора
Внесите изменения в ячейку J7, нажмите [Enter]
Сохраните книгу. Появится окно Возник конфликт доступа

Как принять или отклонить конфликтное изменение в совместно используемой рабочей книге.

В диалоговом окне Возник конфликт доступа щелкните на кнопке сохранить чужие. Появится сообщение о том, что рабочая книга будет обновлена с сохранением изменений, внесенных другими пользователями
В окне сообщения щелкните на ОК. Рабочая книга будет сохранена в ячейке J7 отображен текст "Реклама новой продукции"
Поместите курсор ввода в ячейку J7, чтобы увидеть текс примечания

Рабочий лист журнала изменений

Как вы видели, изменения, внесенные в совместно используемую рабочию книгу разными пользователями, отмечают цветной рамкой непосредственно в рабочем листе. Рабочий лист Журнал дает вам альтернативную возможность просмотра исправлений, представленных в виде списка на отдельном рабочем листе.

Вы можите просмотреть все изменения, когда-либо внесенных в рабочий лист, просмотреть информацию о том, как были решены конфликты, и распечатать список изменений. Имея отдельный рабочий лист, вы можите подвергнуть содержащийся в не список изменения фильтрации, чтобы найти определенные виды изменений. Это особенно полезно, если перечень изменений достаточно велик.

Когда вы сохраняете общую книгу, Excel временно скрывает рабочий лист Журнал. Чтобы отобразить последние изменения, достаточно просто повторить действия, выполняемые при добавлении журнала изменений в общую книгу. Если вы отменяете режим совместного использования для общей книги, чтобы с ней мог одновременно работать только один человек, Excel окончательно удаляет рабочий лист Журнал из рабочий книги, а так же удаляет свю информацию, связанную с исправлениями. Если в дальнейшем вы снова установите для рабочей книги режим совместного использования, Excel начинает вести журнал изменений сначала.

Добавть в рабочию книгу Администратора лист журнала изменений.

В этом упражнениивы создадите рабочий лист Журнал, чтобы осуществить фильтрацию и просмотреть все изменения, которые были внесены в совместно используемую рабочую книгу Администратора

Сделайте активной рабочую книгу Администратора
В меню Сервис укажите на Исправления, а затем щелкните на команде Выделить исправления. Появится диалоговое окно Исправления
Убедитесь, что установлен флажек По времени, а затем в списке По времени выделите Со времени последнего сохранения. В поле Время будет отображена текущая дата
Установите флажек Вносить изменения на отдельный лист и щелкните на кнопке ОК. Новый рабочий лист Журнал станет активным, и в нем будут отображены все изменения, которые вы внесли в обе копии рабочей книги
Щелкните на стрелке автофильтрация поля Автор, а затем выделите имя кокого- либо пользователя. Данные в раюочем листе Журнал будут офильтрованы и отображены только изменения, сделанные данным пользователем

Объединение исправлений в совместно используемой книге.

Для объединения данных внесенных всеми пользователями с книгой Администратора, необходимо выполнить команду Объеденить книги. После объединения рабочих книг все изменения, сделанные пользователями, будут отображены в общей рабочей книге. После этого вы можите применить или отклонить любые конфликтующие изменения. После завершения объединения вы можите отобразить рабочий лист Журнал и отфильтровать изменения, чтобы выявить исправления.

Объединение версии совместно используемой книге.

Сделайте активной Рабочию копию. Внесите изменения и сохраните Рабочию копию книги на жестком диске вашего компьютера, например в папке Мои документы, командой Файл/Сохранить как...
Назовите сохраняемый документ Пенрспектива_тест
Закройте Рабочию копию
Сделайте активной копию Администратора
В меню Сервис щелкните на команде Объеденить книги. Появится диалоговое окно Выберите, какие файлы включить в...
В ниспадаючем списке Папка выберите ваш жесткий диск, папку Мои документы и выберите файл Перспективы_тест, а затем щелкните на кнопке ОК. Исправления, сделанные в Рабочей копии книги будут объединены в рабочую книгу Администратора.(Можно выбирать в сетевом окружении файлы других прользователей, работающей с общей книгой )
Сохраните ваши изменения. Основная рабочая книга Администратора будет сохранена с исправлениями, внесенными вами и вашими коллегами.

Назад На главную страницу